نحوه تنظیم قرارداد از شناخت رابطه واقعی طرفین شروع میشود. پیش از نوشتن هر بند باید روشن باشد که هر طرف چه نتیجهای میخواهد و در برابر دریافت چه چیزی چه تعهدی میپذیرد. اگر این هدف مشخص نباشد، متن قرارداد حتی با عبارتهای حقوقی دقیق هم میتواند محل اختلاف شود.
در گام بعد، هویت و اختیار امضاکنندگان را بررسی کنید. نام کامل شخص یا شرکت، شماره ثبت یا کد ملی و سمت نماینده باید با اسناد معتبر تطبیق داشته باشد. امضای فردی که اختیار تعهد دادن از طرف شرکت را ندارد، ریسک مهمی برای اعتبار و اجرای قرارداد ایجاد میکند.
- موضوع قرارداد را دقیق و قانونی بنویسید.
- خروجی مورد انتظار را با معیار قابل سنجش مشخص کنید.
- قصد و رضای واقعی طرفین را بدون ابهام در متن ثبت کنید.
- مسئولیت هر طرف را از تعهد طرف مقابل جدا نگه دارید.
برای اجرای اصول تنظیم قرارداد، استفاده از متن نمونه فقط نقطه شروع است. قرارداد خرید تجهیزات با قرارداد طراحی نرم افزار یا ارائه خدمات مشاوره یکسان نیست. متن آماده باید با موضوع معامله، توان واقعی طرفین و خطرهای همان رابطه تطبیق داده شود. در غیر این صورت، بندهایی وارد قرارداد میشوند که با واقعیت همکاری سازگار نیستند و هنگام اختلاف کارایی لازم را ندارند.
فهرست مطالب
تعهدات قرارداد را چگونه قابل سنجش بنویسید؟
در اصول تنظیم قرارداد، هر تعهد باید به یک کار مشخص و قابل اثبات تبدیل شود. عبارتهایی مانند «ارائه خدمات مناسب» یا «تحویل با کیفیت مطلوب» به تنهایی معیار روشنی ندارند. اگر طرفین درباره کیفیت یا میزان انجام کار اختلاف کنند، اثبات تخلف دشوار خواهد شد.
برای هر تعهد، متولی آن را دقیق بنویسید. مشخص کنید کدام طرف مسئول انجام کار است و در صورت همکاری چند شخص یا واحد، سهم هرکدام چیست. سپس موضوع تعهد را با خروجی قابل مشاهده توضیح دهید. برای مثال به جای «طراحی سامانه»، بنویسید «تحویل نسخه آزمایشی سامانه با قابلیت ثبت نام کاربران و تولید گزارش ماهانه».
- معیار پذیرش خروجی را تعیین کنید. این معیار میتواند تعداد قابلیتها، سطح عملکرد، اندازه، قالب فایل یا استاندارد فنی باشد.
- مدارک تحویل را مشخص کنید. صورت جلسه، گزارش فنی، فایل نهایی یا رسید دریافت میتواند انجام تعهد را قابل اثبات کند.
- روش تایید کار را بنویسید. برای نمونه، کارفرما باید ظرف پنج روز کاری نتیجه بررسی را اعلام کند و ایرادهای خود را به صورت مکتوب بفرستد.
- هزینه ها و منابع لازم را میان طرفین تفکیک کنید. دسترسی به اطلاعات، نیروی انسانی، تجهیزات، مجوزها و هزینه حمل باید مسئول مشخص داشته باشد.
زمان اجرای تعهدات نیز باید با همین دقت نوشته شود. اگر انجام یک کار به تحویل اطلاعات یا تایید مرحله قبل وابسته است، این وابستگی را روشن کنید. در غیر این صورت، اختلاف درباره شروع مهلت و زمان اجرای تعهدات شکل می گیرد.
یک اشتباه رایج، نوشتن تعهدات کلی بدون معیار سنجش است. هرگاه نتوانید پایان تعهد را با یک سند، عدد یا نتیجه قابل مشاهده نشان دهید، متن قرارداد هنوز برای اجرا آماده نیست.
زمان اجرای تعهدات را دقیق در قرارداد بنویسید
در نحوه تنظیم قرارداد باید میان مدت اعتبار قرارداد و زمان انجام هر تعهد تفاوت بگذارید. ممکن است قرارداد از ۱ فروردین تا ۲۹ اسفند معتبر باشد اما تحویل کالا در سه مرحله و طی ۶۰ روز انجام شود. اگر این دو زمان جداگانه نوشته نشوند، تشخیص تخلف دشوار خواهد شد.
تاریخ شروع قرارداد را چگونه مشخص کنیم؟
تاریخ شروع باید با یک رویداد قابل اثبات مشخص شود. امضای قرارداد، پرداخت پیش پرداخت یا تحویل اسناد میتواند مبنای شروع باشد. عبارتهایی مانند «پس از هماهنگی طرفین» ابهام ایجاد میکند و برای اثبات موعد مناسب نیست.
در تعهدات مرحله ای، زمان هر مرحله و وابستگی آن به اقدام طرف مقابل را بنویسید. برای نمونه، مرحله دوم تحویل پروژه باید پس از تایید کتبی مرحله اول آغاز شود. مهلت تایید و روش اعلام آن نیز باید روشن باشد.
| موضوع زمانی | نحوه تنظیم | اثر حقوقی |
|---|---|---|
| تاریخ شروع | رویداد مشخص و قابل اثبات | تعیین آغاز محاسبه مهلت |
| مهلت مرحله ای | مدت جداگانه برای هر تعهد | تشخیص تاخیر در هر مرحله |
| تمدید | شرط و روش درخواست تمدید | جلوگیری از تمدید شفاهی |
| تاخیر مجاز | مدت و شرایط دقیق | تفکیک تاخیر قابل قبول از تخلف |
برای تاخیر چه مهلتی تعیین کنیم؟
قرارداد باید مهلت اعلام تاخیر و فرصت رفع تخلف را مشخص کند. برای مثال، طرف زیان دیده میتواند ظرف ۳ روز کاری تاخیر را کتبی اعلام کند و متعهد نیز ۱۰ روز برای جبران فرصت داشته باشد. نتیجه ادامه تخلف مانند مطالبه خسارت یا فسخ باید در قرارداد بیاید.
تمدید قرارداد را به موافقت کتبی و تاریخ پایان جدید وابسته کنید. در قراردادهای کاری نیز ساعت کار، زمان تحویل کار و تغییرات برنامه باید مکتوب ثبت شود.
فورس ماژور چه اثری بر زمان دارد؟
فورس ماژور را از تاخیر مجاز جدا کنید. حادثه خارج از اختیار مانند سیل یا ممنوعیت قانونی ممکن است اجرای تعهد را موقتاً متوقف کند. قرارداد باید مهلت اعلام حادثه، مدارک لازم و اثر آن بر زمان اجرا را تعیین کند.
ضمانت اجرای قرارداد را متناسب با تخلف انتخاب کنید
در نحوه تنظیم قرارداد، ضمانت اجرا باید با نوع تخلف تناسب داشته باشد. عدم انجام تعهد با تاخیر یا اجرای ناقص یکسان نیست. اگر برای همه این وضعیت ها فقط یک جمله کلی بنویسید، هنگام اختلاف معلوم نیست کدام ابزار قراردادی قابل استفاده است.
| نوع تخلف | ضمانت اجرای مناسب | نکته مهم در تنظیم |
|---|---|---|
| عدم انجام تعهد | الزام به انجام تعهد یا فسخ | تعهد و مهلت انجام آن باید دقیق باشد |
| تاخیر در انجام | وجه التزام روزانه یا مبلغ ثابت | مبلغ یا روش محاسبه باید روشن باشد |
| اجرای ناقص | کسر مبلغ و الزام به اصلاح | معیار پذیرش کار باید در قرارداد بیاید |
| نقض اساسی تعهد | حق تعلیق یا فسخ | تخلف و روش اعلام فسخ مشخص شود |
وجه التزام قرارداد زمانی قابل اتکاتر است که مبلغ آن یا روش محاسبه اش بدون ابهام نوشته شود. برای نمونه می توان مبلغ مشخصی برای هر روز تاخیر تعیین کرد. اگر سقف مبلغ یا زمان پایان محاسبه نیز لازم است، همان مورد باید صریحا درج شود.
- برای تعهدی که امکان اجرای واقعی آن وجود دارد، الزام به انجام تعهد را در نظر بگیرید.
- برای تاخیر، مبلغ روزانه تعیین کنید و شروع محاسبه را مشخص سازید.
- برای اجرای ناقص، معیار فنی یا نتیجه مورد انتظار را بنویسید.
- حق تعلیق یا فسخ را به تخلف مشخص و شیوه اعلام آن متصل کنید.
- شرایط استفاده از تضمین و زمان بازگرداندن آن را جداگانه تعیین کنید.
ضبط تضمین بدون تعیین شرایط استفاده می تواند اختلاف تازه ای ایجاد کند. در قرارداد باید روشن باشد چه تخلفی استفاده از تضمین را مجاز می کند و دارنده تضمین پس از پایان تعهد چه زمانی باید آن را بازگرداند.
شرایط فسخ و حل اختلاف را پیشاپیش تعیین کنید
در نحوه تنظیم قرارداد باید از ابتدا روشن باشد که هر تخلفی به فسخ منجر نمیشود. قرارداد باید تخلفهای مهم را از تخلفهای قابل جبران جدا کند. برای نمونه تأخیر کوتاه در ارسال گزارش میتواند با مهلت اصلاح همراه باشد. خودداری از تحویل موضوع اصلی قرارداد میتواند حق فسخ ایجاد کند.
چه تخلفی حق فسخ ایجاد میکند؟
برای هر مورد فسخ قرارداد سه موضوع را دقیق بنویسید. نخست تخلفی که حق فسخ ایجاد میکند. دوم مهلت ارسال اخطار و اصلاح تخلف. سوم آثار مالی و اجرایی فسخ. مشخص کنید تکلیف پیش پرداخت، کالا، اسناد، اطلاعات محرمانه و خسارت تاخیر پس از فسخ چه خواهد بود.
- فسخ فقط پس از اخطار کتبی و پایان مهلت اصلاح انجام شود.
- در تخلفهای اساسی مانند افشای اطلاعات محرمانه، فسخ فوری پیش بینی شود.
- شیوه محاسبه مطالبات و هزینههای انجام شده پس از فسخ روشن باشد.
حل اختلاف قراردادی از کجا آغاز میشود؟
حل اختلاف قراردادی را به یک مسیر مبهم واگذار نکنید. ترتیب اقدامات را در قرارداد بنویسید. برای مثال ابتدا مذاکره میان مدیران ظرف پنج روز کاری انجام شود. اگر اختلاف حل نشد، میانجی گری برای مدت مشخص ادامه پیدا کند. پس از آن داوری یا مراجعه به دادگاه انجام شود.
مهلت پاسخ هر طرف و شیوه ارسال اخطار را نیز تعیین کنید. نشانی قراردادی، پست سفارشی، اظهارنامه یا سامانه مورد توافق باید مشخص باشد. تغییر نشانی بدون اعلام کتبی نباید باعث بی اعتباری اخطار شود.
شرط داوری قرارداد چه اجزایی دارد؟
شرط داوری قرارداد زمانی قابل اتکا است که موضوع اختلاف و شیوه انتخاب داور روشن باشد. نام داور یا روش تعیین او را بنویسید. تعداد داوران، محل داوری، زبان رسیدگی و حدود اختیار داور نیز باید مشخص شود. همچنین مهلت صدور رای و نحوه تقسیم هزینهها را تعیین کنید.
اگر قرارداد عنصر خارجی دارد، قانون حاکم و دادگاه صالح را جداگانه بررسی کنید. انتخاب نادرست قانون یا محل رسیدگی میتواند اجرای رای را دشوار کند.
پیش از امضا متن قرارداد را برای ریسک های پنهان بررسی کنید
پیش از امضا، نسخه نهایی قرارداد را با همه پیوست ها تطبیق دهید. گاهی مبلغ، زمان تحویل یا مشخصات فنی در پیوست تغییر می کند و متن اصلی به آن اشاره روشنی ندارد. شماره نسخه و تاریخ هر پیوست را در قرارداد بنویسید.
اختیار امضاکننده را هم بررسی کنید. در قراردادهای شرکتی، نام و سمت امضاکننده باید با آخرین مدارک ثبتی و حدود اختیار او سازگار باشد. برای اشخاص حقیقی نیز تطبیق هویت و نشانی اهمیت دارد.
- بند محرمانگی باید اطلاعات مشمول حفاظت و مدت تعهد را مشخص کند.
- مالکیت فکری باید تکلیف کد، طرح، محتوا و حاصل از همکاری را روشن کند.
- مسئولیت خسارت، موارد معافیت و پوشش بیمه باید با موضوع قرارداد تناسب داشته باشد.
- در قرارداد الکترونیکی، هویت امضاکننده، تمامیت فایل و امکان دسترسی بعدی باید قابل اثبات باشد.
یکی از اشتباهات رایج، امضای فایل نهایی بدون کنترل تغییرات آخرین نسخه است. بهتر است نام فایل، تاریخ ارسال و روش تایید نسخه نهایی ثبت شود.
شرکت خدمات حقوقی لاوین می تواند متن قرارداد و اسناد پیوست را پیش از امضا بررسی کند تا ابهام ها و ریسک های پنهان پیش از ایجاد تعهد شناسایی شوند.
سوالات متداول
آیا امضای شاهد برای اعتبار قرارداد ضروری است؟
در بسیاری از قراردادهای عادی، اعتبار قرارداد تنها به وجود شاهد وابسته نیست و توافق، قصد و رضای طرفین و امضای افراد دارای اختیار اهمیت دارد. با این حال، حضور شاهد میتواند اثبات امضا و وقوع توافق را آسانتر کند. در نحوه تنظیم قرارداد، شرایط خاص معامله و الزامات قانونی آن را جداگانه بررسی کنید.
اگر بعد از امضا نیاز به تغییر قرارداد باشد چه کاری باید انجام دهیم؟
تغییرات قرارداد را در قالب الحاقیه یا متن اصلاحی مکتوب تنظیم کنید. شماره و تاریخ قرارداد اصلی، بندهای اصلاح شده، تاریخ اجرای تغییر و امضای همه افراد دارای اختیار باید درج شود. توافق شفاهی درباره مبلغ، زمان یا موضوع تعهد ممکن است در زمان اختلاف قابل اثبات نباشد و با متن اصلی تعارض ایجاد کند.
آیا میتوان پرداختها را به تحویل مرحلهای کار وابسته کرد؟
بله، طرفین میتوانند پرداخت را به تحویل هر مرحله، تایید کتبی خروجی یا ارائه مدارک مشخص وابسته کنند. مبلغ هر مرحله، زمان پرداخت، مدارک لازم و آثار تاخیر در پرداخت باید روشن باشد. همچنین بهتر است تکلیف اختلاف درباره بخشی از کار و مبلغ غیر مورد اختلاف در قرارداد مشخص شود.
چرا باید همه پیوستهای قرارداد شمارهگذاری شوند؟
شمارهگذاری و ثبت تاریخ پیوستها، ارتباط آنها با متن اصلی را روشن میکند و احتمال اختلاف درباره نسخه معتبر را کاهش میدهد. مشخصات فنی، جدول قیمت، برنامه زمانی و صورت جلسهها باید با شماره پیوست در قرارداد ذکر شوند. بهتر است همه صفحات و پیوستها توسط طرفین امضا یا تایید شوند.
تعهد محرمانگی پس از پایان قرارداد تا چه زمانی ادامه دارد؟
مدت تعهد محرمانگی به نوع اطلاعات و توافق طرفین بستگی دارد و باید صریحا در قرارداد نوشته شود. برخی اطلاعات تا مدت معین و برخی اطلاعات حساس تا زمانی که عمومی نشدهاند نیازمند حفاظت هستند. تعریف اطلاعات محرمانه، موارد استثنا، شیوه بازگرداندن اسناد و پیامد افشا را نیز مشخص کنید.
