سامانه ساماندهی اسناد غیر رسمی بستری است که سازمان ثبت اسناد و املاک کشور مطابق ماده ۱۰ قانون الزام به ثبت رسمی معاملات غیرمنقول راه‌اندازی خواهد کرد. براساس این ماده قانونی، سازمان ثبت اسناد مکلف است تا ظرف یک سال از تاریخ ابلاغ قانون (یعنی تا ۱۳ خردادماه ۱۴۰۴)، سامانه‌ای را برای ثبت ادعاهای راجع به مالکیت عین، مالکیت منافع بیش از دو سال و همچنین حقوق انتفاع و ارتفاق بر اموال غیرمنقول ایجاد کند. این راهکار قانونی، گامی مهم در جهت شفافیت و تأمین امنیت حقوق مالکیت به شمار می‌رود.
فهرست مطالب
راه‌اندازی سامانه ساماندهی اسناد غیر رسمی
براساس قانون الزام به ثبت رسمی معاملات غیرمنقول، از تاریخ ابلاغ (۱۳ خردادماه ۱۴۰۳) یک سال مهلت برای ایجاد و راه‌اندازی سامانه ساماندهی اسناد غیر رسمی در نظر گرفته شده است. به این ترتیب، سازمان ثبت اسناد و املاک کشور حداکثر تا ۱۳ خردادماه ۱۴۰۴ فرصت دارد سامانه مذکور را فعال کند.
همچنین افراد ذی‌نفع و مدعیان مالکیت عین یا منافع بیش از دو سال، موظف‌اند طی دو سال از تاریخ راه‌اندازی این سامانه، ادعای خود را در آن ثبت کنند. پس از ثبت ادعا هم دو سال مهلت دارند تا نسبت به تنظیم سند رسمی یا طرح دعوای الزام به تنظیم سند رسمی در مراجع قضایی یا هر اقدام قانونی دیگر به‌منظور اخذ سند مالکیت رسمی اقدام کنند.
چه کسانی باید از سامانه ساماندهی اسناد غیر رسمی استفاده کنند؟
الف- دارندگان سند عادی یا قولنامه: اگر شخصی پیش از راه‌اندازی سامانه، ملکی را به‌صورت عادی یا قولنامه خریداری کرده و هنوز سند رسمی دریافت نکرده باشد، می‌تواند از طریق این سامانه اقدام به ثبت ادعایش کند.
ب- دارندگان حق انتفاع یا ارتفاق: اگر فردی پیش از راه‌اندازی سامانه دارای حقوقی همچون حق انتفاع یا حق ارتفاق بر ملک شخص دیگر باشد، ثبت آن در سامانه برای استناد قانونی در آینده ضروری است.
ج- مالکیت منافع بیش از دو سال: هر فردی که منافع ملکی را بیش از دو سال در اختیار دارد نیز مشمول الزامات سامانه برای ثبت ادعا خواهد بود.
تبعات عدم ثبت ادعا در سامانه
قانونگذار برای کسانی که در مهلت مقرر (دو سال بعد از راه‌اندازی سامانه) ادعای خود را ثبت نکنند، ضمانت‌اجراهای مهمی تعیین کرده است. از جمله:
1- عدم امکان ثبت ادعا در سامانه: پس از پایان مهلت، دیگر نمی‌توان ادعایی را در این سامانه ثبت کرد.
2- عدم امکان استناد و طرح دعوا علیه اراضی عمومی و دولتی: اگر شخصی در مهلت تعیین‌شده نتواند ادعای خود را مطرح کند، بعداً نمی‌تواند علیه اراضی عمومی یا دولتی اقامه دعوا کرده یا به معامله معارض با سند رسمی علیه اشخاص ثالث با حسن نیت بپردازد.
3- محرومیت از پیگیری حقوقی اموال غیرمنقول: ادعای افرادی که در مهلت مقرر مستندات خود را ثبت نکرده‌اند، قابل استماع در مراجع قضایی نخواهد بود.
البته در صورت وجود معاملات معارض یا سند جعلی، فرد متضرر می‌تواند برای مطالبه قیمت روز ملک خود اقدام کرده و از فردی که آگاهانه مرتکب جعل یا انتقال مال غیر شده است، خسارت بگیرد.
مجازات ثبت اسناد عادی در سامانه با علم به عدم استحقاق
تبصره ۵ ماده ۱۰ قانون الزام به ثبت رسمی معاملات غیرمنقول مقرر می‌دارد، هر کس با علم به عدم استحقاق، خود یا توسط دیگری، سند عادی را در سامانه ساماندهی اسناد غیر رسمی ثبت کند، به جزای نقدی معادل ۲۰ درصد قیمت روز ملک محکوم می‌شود. اگر این اقدام همراه با جرم دیگری مثل جعل اسناد باشد، مرتکب علاوه بر جزای نقدی مذکور، به مجازات مقرر برای جرم جعل نیز محکوم خواهد شد.
وظیفه مراجع قانونی پس از ثبت ادعا
طبق قانون، زمانی که اشخاص ادعای خود را در سامانه ساماندهی اسناد غیر رسمی ثبت می‌کنند، مراجع قانونی ذی‌ربط موظف‌اند نتیجه اقدامات را در همان سامانه درج کنند. این رویکرد باعث شفافیت در فرآیند مالکیت اموال غیرمنقول می‌شود و هرگونه اختلاف احتمالی در آینده را کاهش می‌دهد.
به این ترتیب، ارتباط بین سازمان ثبت اسناد، دفاتر رسمی، قوه قضاییه و سایر مراجع ذی‌صلاح در قالب این سامانه شکل می‌گیرد و امکان پیگیری یکپارچه حقوق مالکیت را فراهم می‌آورد.
وکیل؛ پلی مطمئن برای عبور از پیچ‌وخم‌های حقوقی
در روندهای پیچیده حقوقی مرتبط با ثبت اسناد غیررسمی یا طرح دعوای الزام به تنظیم سند رسمی، مشورت با یک وکیل متخصص ضروری است. وکیل به شما کمک می‌کند تا در روند ثبت ادعا در سامانه ساماندهی اسناد غیر رسمی با دقت پیش رفته و از تمامی مقررات و مهلت‌های قانونی مطلع باشید. از طرفی، اگر پس از ثبت ادعا، اختلافات حقوقی به وجود آید، وکیل می‌تواند از حقوق شما در دادگاه دفاع کند و اسناد و مدارک لازم را برای اثبات ادعای مالکیتتان تنظیم نماید. همچنین مشاوره وکیل در کاهش اشتباهات احتمالی، تسریع روند پرونده و جلوگیری از تحمیل هزینه‌های اضافی بسیار مؤثر است.
جمع‌بندی
سامانه ساماندهی اسناد غیر رسمی، تحولی اساسی در نظام حقوق مالکیت اموال غیرمنقول ایجاد خواهد کرد. این سامانه، هم از حقوق دارندگان اسناد عادی حمایت می‌کند و هم از بروز معاملات معارض و اختلافات حقوقی گسترده جلوگیری به عمل می‌آورد. با توجه به مهلت زمانی محدود (تا ۱۳ خرداد ۱۴۰۴ برای راه‌اندازی و دو سال برای ثبت ادعاها)، لازم است افرادی که دارای اسناد عادی پیشین یا حقوق انتفاع و ارتفاق هستند، در اسرع وقت پس از راه‌اندازی سامانه اقدام کنند.
در نهایت، برای موفقیت در این مسیر و جلوگیری از تبعات قانونی احتمالی، مشاوره و همکاری با وکیل مجرب، تصمیمی هوشمندانه خواهد بود. چرا که بی‌دقتی در رعایت مهلت‌ها و ارائه اسناد می‌تواند منجر به از دست دادن حق مالکیت و تحمل زیان‌های مالی قابل توجه شود.
پرسش و پاسخ مرتبط
چگونه می‌توانم ادعای مالکیت خود را درسامانه ساماندهی اسناد غیر رسمی ثبت کنم؟
برای ثبت ادعای مالکیت عین یا منافع ملکی بیش از دو سال، باید ابتدا از راه‌اندازی رسمی سامانه ساماندهی اسناد غیر رسمی مطمئن شوید. بعد از اعلام عمومی توسط سازمان ثبت اسناد و املاک کشور، به سامانه مراجعه کرده و با ارائه مستندات عادی یا سایر مدارک معتبر، فرم‌های مربوطه را تکمیل می‌کنید. پس از درج مدارک، برای پیگیری و اخذ سند رسمی می‌بایست طی دو سال به دفترخانه اسناد رسمی یا مراجع قضایی مراجعه نمایید.
اگر در مهلت دو ساله اقدامی برای تنظیم سند رسمی یا طرح دعوا نکنم چه می‌شود؟
بر اساس قانون، افراد پس از ثبت ادعا در سامانه ساماندهی اسناد غیر رسمی، دو سال فرصت دارند تا برای رسمی کردن سند، طرح دعوای الزام به تنظیم سند رسمی یا هر اقدام قانونی دیگر اقدام کنند. اگر طی این مدت اقدامی انجام نشود، ادعای آن‌ها در برابر اراضی دولتی یا اشخاص ثالث با حسن نیت قابل استناد نخواهد بود و عملاً از حمایت قانونی در خصوص مالکیت ملک مورد نظر محروم می‌شوند.
“گروه تولید محتوای تخصصی لاوین– سجاد اسفندیاری”
